MS Excel की विंडो?
Microsoft Excel – (Excel) एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो संख्यात्मक (न्यूमेरिकल) डेटा को रिकॉर्ड और विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाता है।
एक स्प्रेडशीट कॉलम्स और रो (columns and row ) का संग्रह होती है जो एक तालिका बनाती है। एक स्प्रेडशीट में जिस स्थान पर कॉलम्स और रो (columns and row ) मिलते हैं वह सेल (Cell) कहलाता है।
Windows key + R दबाएँ – Run dialogue खुलेगा – Excel टाइप करना और Enter दबाएँ
ऑफिस बटन या फाइल मेन्यू (File Menu):
न्यू (New) :- यह कमांड आपको एक नई फ़ाइल, यानी वर्ड डॉक्यूमेंट बनाने में सक्षम बनाता है।
ओपन (Open) :-यह कमांड आपको कंप्यूटर पर पहले से save फाइल खोलने की अनुमति देता है।
सेव (Save) :-इस कमांड का उपयोग कार्य पूरा करने के बाद किसी फ़ाइल को save करने के लिए किया जाता है। आप वर्तमान में जिस फाइल मैं कोई परिवर्तन कर रहे हैं तो उसको भी Save कर सकते हैं।
सेव एस (Save As) :-यह कमांड आपको हार्ड ड्राइव पर अपनी इक्षा के अनुसर स्थान और फ़ाइल नाम के साथ एक नई फ़ाइल को Save करने मैं में मदद करता है।
प्रिंट (Print) :-इस कमांड का उपयोग वर्तमान में खुले दस्तावेज़ की हार्ड कॉपी प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
सेंड एंड सेव (Send & Save) :यह कमांड आपको अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ दस्तावेज़ Share करने की अनुमति देता है, अर्थात आप ई-मेल के माध्यम से या ब्लॉग पर पोस्ट करके दस्तावेज़ भेज सकते हैं।
हेल्प (Help) –किसी सहायता के लिए विंडो ओपन करना।
क्लोज (Close) :-वर्तमान में खुली हुई फ़ाइल को बंद करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है।
2. क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar)
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन के बगल में एक छोटा सा टूलबार होता है। इसमें कस्टमाइज किये जाने योग्य बटन है जो स्वतंत्र कमांड के सेट के साथ आता है। यह अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कमांड जैसे कि सेव, अनडू, रीडू आदि को शीघ्र करने के लिए शॉर्टकट देता है।
जब आप टूलबार के आगे ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करते हैं तो यह यहाँ और अधिक कमांड की एक सूची दिखती है जहाँ आप क्लिक करके इनको बढ़ा सकते हैं।
3. टाइटल बार (Title Bar)
यह क्विक एक्सेस टूलबार के राइट में होती है जहा बर्तमान में खुले डॉक्यूमेंट का नाम लिखा रहता है।
4. टैब्स एंड रिबन (Tabs and Ribbons )
टैब और रिबन का उपयोग एक्सेल प्रोग्राम में कमांड को एक्सेस करने के लिए किया जाता है।
प्रत्येक टैब के अंतर्गत ऐसे रिबन होते हैं जिनमें बटन होते हैं जो वर्कबुक के साथ काम करने के लिए आवश्यक होते हैं।
5. स्टेटस बार (Status Bar)
यह बार स्क्रीन के नीचे प्रदर्शित होती है।
यह चयनित कमांड का या शीट का संक्षिप्त विवरण प्रदर्शित करने के लिए उपयोग किया जाता है।
Home tab:
होम टैब Excel मैं पहला टैब होता है, इसमें मुख्यतः 7 ब्लॉक होते हैं। Clipboard, Font ,Alignment Group ,Number Group, Styles Group,Cells Group,Editing Group
एक्सेल होम टैब का उपयोग बोल्ड, अंडरलाइन, कॉपी और पेस्ट जैसे सामान्य आदेशों को करने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग एक वर्कशीट में सेल्स पर अन्य फॉर्मेटिंग करने के लिए भी किया जाता है।
इसमें निम्न ब्लॉक होते हैं –
1 .Clipboard Group (क्लिपबोर्ड ग्रुप)
यह सबसे पहला ब्लॉक होता है इसमें कट, कॉपी,पेस्ट,और फॉर्मेट पेंटर के ऑप्शन होते हैं।
Cut – (Ctrl + X) – इस बटन का उपयोग किसी वर्कशीट सेल से डेटा निकालने और क्लिपबोर्ड पर रखने के लिए किया जाता है। एक बार जब डेटा क्लिपबोर्ड पर रखा जाता है, तो इसे उसी कार्यपत्रक में या किसी अन्य कार्यपत्रक में किसी अन्य कक्ष में डाला जा सकता है।
Copy- (Ctrl + C) – किसी वर्कशीट में सेल से डेटा कॉपी करने के लिए इस बटन का उपयोग किया जाता है ताकि उसे वर्कशीट के दूसरे क्षेत्र में रखा जा सके। कॉपी किया गया डेटा क्लिपबोर्ड पर रखा गया है।
Paste – (Ctrl + V) –इस बटन का उपयोग उन आइटम्स को इन्सर्ट या ऐड करने के लिए किया जाता है जिन्हें क्लिपबोर्ड पर एक दस्तावेज़ में कॉपी करके स्टोर किया गया है।
Format Painter- (Ctrl Shift C)- एक वर्कशीट में एक सेल से दूसरे सेल या एक ही वर्कशीट में सेल के रेंज में फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। एक बार बटन पर क्लिक करने से केवल एक अन्य सेल या रेंज में प्रारूपण लागू होगा। डबल-क्लिक करने से फॉर्मेटिंग को एक से अधिक सेल या रेंज की कोशिकाओं पर लागू करना संभव हो जाता है।
2. Font Group (फॉण्ट ग्रुप)
यह ग्रुप सभी Fonts के फॉर्मेटिंग की सुविधा प्रदान करता है।
फ़ॉन्ट टाइप (Font Type) (Ctrl + Shift + F) – इस बटन का उपयोग किसी वर्कशीट में कक्ष या कक्षों की श्रेणी में फ़ॉन्ट की शैली बदलने के लिए किया जाता है। विभिन्न फ़ॉन्ट शैलियों की एक सूची दिखाई देगी। लाइव प्रीव्यू देखने के लिए शैली पर माउस पॉइंटर को ले जाएं।
फॉण्ट साइज (Font Size) – (Ctrl + Shift + P)-किसी वर्कशीट में किसी सेल में फ़ॉन्ट का आकार बदलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। लाइव प्रीव्यू देखने के लिए प्रत्येक अलग अलग साइज पर माउस पॉइंटर को लेकर जाएँ विभिन्न फ़ॉन्ट आकारों की एक सूची दिखाई देगी। इसे चुनने के लिए आवश्यकतानुसार साइज पर क्लिक करें।
इनक्रीस फॉण्ट साइज (Increase Font Size)- (Ctr + >)- इस बटन का उपयोग फ़ॉन्ट आकार बढ़ाने के लिए किया जाता है। हर बार बटन क्लिक करने पर, फ़ॉन्ट का आकार एक या दो अंक बढ़ जाता है।
डिक्रीस फॉण्ट साइज (Decrease Font Size) – (Ctrl + )- इस बटन का उपयोग फ़ॉन्ट आकार कम करने के लिए किया जाता है। हर बार जब बटन क्लिक किया जाता है तो फ़ॉन्ट का आकार एक या दो अंक कम जाता है।
बोल्ड (Bold) – (Ctrl + B)- सेल या सेल की श्रेणी में फॉण्ट पर बोल्ड फॉर्मेटिंग लागू करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
इटैलिक (Italic) – (Ctrl + I)- फ़ॉन्ट की शैली को इटैलिक (तिरछा) में बदलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
अंडरलाइन (Underline) – (Ctrl + U)- किसी सेल या सेल की श्रेणी में टेक्स्ट को अंडरलाइन करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
बॉर्डर (Border) –इस बटन का उपयोग सेल या सेलेक्ट की गई सेल्स के आसपास बॉर्डर लगाने के लिए किया जाता है।
फिल कलर (Fill Color) – किसी सेल या सेल की श्रेणी के लिए बैकग्राउंड में रंग भरने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
फ़ॉन्ट कलर (Font Color) – किसी सेल या कक्षों की श्रेणी में टेक्स्ट के लिए फ़ॉन्ट बदलने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
3. एलाइनमेंट ग्रुप (Alignment Group)
टॉप अलाइन (Top Align) –सेल में टेक्स्ट को सबसे ऊपर वर्टीकल रूप से अलाइन करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
मिडिल अलाइन (Middle Align) –इस बटन का उपयोग सेल के बीच में टेक्स्ट को वर्टीकल रूप से संरेखित करने के लिए किया जाता है।
बॉटम अलाइन (Bottom Align) – इस बटन को सेल के निचले भाग पर टेक्स्ट को वर्टीकल रूप से अलाइन करने के लिए क्लिक करें।
ओरिएंटेशन (Orientation) – टेक्स्ट को सेल में किस दिशा में रखना है यह बदलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। हर बार बटन क्लिक करने पर टेक्स्ट एक अलग दिशा में घूमेगा।
वार्प टेक्स्ट (Wrap Text) –इस बटन पर क्लिक करने से लम्बे टेक्स्ट की प्रविष्टियाँ एक सेल के भीतर रखीं जा सकेंगी। जब कोई शब्द सेल की चौड़ाई के भीतर फिट नहीं होता है, तो वह अगली सेल में चला जाएगा। तो टेक्स्ट को एक ही सेल में रखने लिए सेल की लम्बाई बढ़ जाती है।
अलाइन लेफ्ट (Align Left) –टेक्स्ट या संख्याओं को किसी सेल के बाएँ भाग पर रखने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
सेन्टर (Center) –इस बटन को सेल के भीतर टेक्स्ट या संख्याओं को सेल के बीच में करने के लिए क्लिक करें।
अलाइन राइट (Align Right ) –इस बटन का उपयोग किसी सेल के दाईं ओर टेक्स्ट या संख्या को करने के लिए किया जाता है नंबर्स हमेसा डिफाल्ट रूप से राइट साइड में ही होते हैं।
डिक्रीस इंडेंट (Decrease Indent) –इंडेंट एक सेल के भीतर एक अस्थायी लेफ्ट साइड में मार्जिन बनाता है। इस अस्थायी मार्जिन को कम करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
इनक्रीस इंडेंट (Increase Indent) –इस इंडेंट का उपयोग सेल के भीतर एक अस्थायी बाएं मार्जिन को सेट करने के लिए किया जाता है। यह आमतौर पर .5 इंच की वृद्धि में सेट किया जाता है।
मर्ज एंड सेण्टर (Merge and Center ) –बहुत साडी सेल्स के बीच में टेक्स्ट को सेन्टर में रखने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
4. नंबर ग्रुप (Number Group)
नंबर फॉर्मेट (Number Format ) – नंबर को किस फॉर्मेट में रखना है यह सूची प्रदर्शित करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। नंबर के उस प्रारूप को चुने जिसमें आपको अपने नंबर को लिखना है।
एकाउंटिंग नंबर फॉर्मेट (Accounting Number Format) –यह प्रारूप एक डॉलर चिह्न और दो दशमलव स्थानों के साथ प्रदर्शित होगा।
परसेंट स्टाइल (Percent Style) – प्रतिशत के रूप में सेल में मान प्रदर्शित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
कोमा स्टाइल (Comma Style) –जब इस बटन पर क्लिक किया जाता है तो मान कोमा के साथ विभाजित होता है।
इनक्रीस डेसीमल (Increase Decimal) –एक वैल्यू के लिए प्रदर्शित होने वाले दशमलव स्थानों की संख्या बढ़ाने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
डिक्रीसे डेसीमल (Decrease Decimal) –एक वैल्यू के लिए प्रदर्शित होने वाले दशमलव स्थानों की संख्या को कम करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
5. स्टाइल्स ग्रुप (Styles Group)
कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting) –इस बटन का उपयोग विशेष मानदंडों के आधार पर सेल्स के लिए अलग फॉर्मेट का चयन करने के लिए किया जाता है। इस ऑप्शन के द्वारा हाईलाइट इंटरेस्टिंग सेल्स ,एम्फैसिज़े अनयूजुअल वैल्यूज और डेटा बार्स, कलर स्केल और आइकन सेट आदि विकल्प होते हैं।
फॉर्मेट एज़ टेबल (Format as Table) –इस बटन के द्वारा सेल्स को टेबल के फॉर्मेट में बदला जाता है इसके लिए टेबल के अलग अलग फॉर्मेट हैं कोई एक चुना जा सकता है।
सेल स्टाइल्स (Cell Styles ) –इस बटन का उपयोग किसी एक सेल पर पूर्वनिर्धारित फॉर्मेट लागू करने के लिए किया जाता है। स्टाइल की एक गैलरी दिखाई देगी जिसमे प्रीव्यू देखने के लिए माउस के पॉइंटर को अलग अलग स्टाइल पर ले कर जाइये।
6. सेल्स ग्रुप (Cells Group)
इंसर्ट (Insert) – सेल, शीट रो या शीट कॉलम डालने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। संभावित विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी जिसमे से आप कोई भी विकल्प वर्कशीट पर लागू कर सकते हैं।
डिलीट (Delete) –इस बटन का उपयोग किसी वर्कशीट से सेल, शीट रो या शीट कॉलम को हटाने के लिए किया जाता है। यदि तीर पर क्लिक किया जाता है, तो उपलब्ध विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी।
फॉर्मेट (Format) –रो या कॉलम की ऊँचाई और चौड़ाई को बदलने के लिए, वर्कबुक में वर्कशीट को व्यवस्थित करने के लिए, दस्तावेज़ की सुरक्षा के लिए, या वर्कबुक में एक शीट हाईड करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
7. एडिटिंग ग्रुप (Editing Group)
ऑटो सम (Auto Sum) –चयन के दाईं ओर या नीचे चयनित सेल्स का योग प्रदर्शित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
फिल (Fill) – कोशिकाओं के एक सिलेक्टेड रेंज में वैल्यूज के पैटर्न को आगे उसी फॉर्मेट में जारी रखने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
क्लियर (Clear) – इस बटन का उपयोग सेलेक्ट की गई सेल्स में से सभी फॉर्मेट और कंटेंट को हटाने या क्लियर करने के लिए किया जाता है।
सॉर्ट एंड फ़िल्टर (Sort and Filter) – चयनित सेल्स की श्रेणी में डेटा को सॉर्ट करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। चयनित कोशिकाओं में विशिष्ट डेटा को फ़िल्टर करना भी संभव है।
फाइंड एंड सेलेक्ट (Find and Select) –किसी वर्कशीट या सेल्स की श्रेणी में विशिष्ट डेटा का पता लगाने या ढूढ़ने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। वर्कशीट या सेल्स की श्रेणी के भीतर डेटा को बदलना भी संभव है।
Insert tab:
इन्सर्ट टैब का उपयोग चार्ट, इमेज, हाइपरलिंक, हेडर और फुटर और टेक्स्ट बॉक्स जैसे ऑब्जेक्ट को वर्कशीट में डालने के लिए किया जाता है। जिसका हम नीचे विस्तार से अध्यन करेंगे
इस टैब में उपयोग होने वाले सभी ग्रुप का विस्तार से अध्यन करते हैं :
1. टेबल्स ग्रुप (Tables Group)
पिवट टेबल (Pivot Table) –इस बटन का प्रयोग पिवट टेबल या पिवट चार्ट को वर्कशीट या नई वर्कशीट में डालने के लिए किया जाता है। पिवट टेबल का उपयोग जटिल डेटा को संक्षेप और व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है।
टेबल (Table) –इस बटन का उपयोग वर्कशीट में टेबल डालने के लिए किया जाता है। टेबल्स डेटा का अनलाइस और सॉर्ट करना आसान बनाते हैं।
2. इलस्टेशन ग्रुप (Illustrations Group)
पिक्चर (Picture) –कंप्यूटर पर संग्रहीत पिक्चर डालने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो इन्सर्ट पिक्चर डायलर बॉक्स दिखाई देगा। इस बॉक्स का उपयोग उस चित्र को सेलेक्ट करने के लिए किया जाता है जिसे वर्कबुक में डाला जाना है।
ऑनलाइन पिक्चर्स (Online Pictures) –इस बटन का उपयोग वर्कबुक में ऑनलाइन इमेजेज डालने के लिए होता है इस बटन पर क्लिक करने पर इमेजेज की एक ऑनलाइन गैलरी दिखाई देगी जहाँ से आप कोई इमेज सेलेक्ट कर सकते हैं।
शेप्स (Shapes) – यह ऑब्जेक्ट होते हैं, जैसे आयताकार, वृत्त, रेखाएँ, और एरो। वर्कशीट में एक आकृति सम्मिलित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो विभिन्न आकृतियों की एक गैलरी प्रदर्शित होती है।
स्मार्ट आर्ट (Smart Art) – ऑब्जेक्ट जैसे आर्गेनाईजेशन चार्ट आदि सम्मिलित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। विभिन्न आर्ट्स की एक गैलरी प्रदर्शित होती है। इस गैलरी को लिस्ट, प्रोसेस, साइकिल, हायरार्की , रिलेशनशिप , मैट्रिक्स, या पिरामिड जैसी श्रेणियों में विभाजित किया गया है।
स्क्रीनशॉट (Screenshot) –इस फीचर का इस्तेमाल किसी भी प्रोग्राम की इमेज डालने के लिए किया जा सकता है। स्क्रीन के किसी भी हिस्से की तस्वीर डालने के लिए स्क्रीन क्लिपिंग लिंक पर क्लिक करें।
3. अप्प्स ग्रुप (Apps Group)
स्टोर (Store) –ऑफिस स्टोर में ऐप्स खोजने के लिए इस विकल्प का चयन करें।
माय ऐड-इन्स (My Add-Ins) –इस विकल्प का उपयोग ऐड-इन डालने और अपने काम को बढ़ाने के लिए वेब का उपयोग करने के लिए किया जाता है।
बिंग मैप्स ऐप (Bing Maps App)-ऑफिस के लिए यह ऐप किसी दिए गए कॉलम से डेटा का पता लगाने और इसे बिंग मैप पर प्लॉट करने में मदद करता है।
4. चार्ट्स ग्रुप (Charts Group)
Recommended Charts-
कॉलम या बार (Column or Bar) –
हरार्की (Hierarchy) –
लाइन (Line) –
एरिया (Area) –
पाई (Pie) –
स्कैटर (Scatter) –
अन्य चार्ट (other charts) –
5. टूर्स ग्रुप (Tours Group)
3-डी मैप (3-D Map) – 3 डी मैप पर भौगोलिक डेटा देखने के लिए इस सुविधा का उपयोग किया जाता है।
6. स्पार्कलाइन समूह (Sparkline Group)
लाइन (Line) – इस विकल्प का उपयोग किसी सेल के भीतर लाइन चार्ट डालने के लिए किया जाता है। जब बटन पर क्लिक किया जाता है तो एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जो उस डेटा की श्रेणी के लिए ऑप्शन देगा जिसे प्लॉट किया जाना है।
कॉलम (Column ) – किसी सेल के भीतर कॉलम चार्ट सम्मिलित करने के लिए इस विकल्प का उपयोग करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है तो एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जो उस डेटा की श्रेणी के लिए ऑप्शन देगा जिसे प्लॉट किया जाना है।
विन / लॉस (Win/Loss) – किसी सिंगल सेल में एक विन / लॉस चार्ट सम्मिलित करने के लिए, इस विकल्प का चयन करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है तो एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें उस डेटा की श्रेणी पूछी जाएगी जिसे प्लॉट किया जाना है।
7. फ़िल्टर समूह (Filter Group)
स्लीकर (Slicer) –एक स्लीकर का उपयोग आंतरिक रूप से डेटा को फ़िल्टर करने के लिए किया जाता है। इससे पिवट टेबल्स, पिवट चार्ट और क्यूब फ़ंक्शंस को फ़िल्टर करना अधिक तेज़ और आसान हो जाता है।
टाइमलाइन (Timeline) –इस सुविधा का उपयोग डेट फ़िल्टर करने के लिए किया जाता है। इससे पिवट टेबल्स, पिवट चार्ट और क्यूब फ़ंक्शंस को फ़िल्टर करने के लिए समय अवधि को सेलेक्ट करना तेज़ और आसान हो जाता है।
8. लिंक्स ग्रुप (Links Group)
हाइपरलिंक (Hyperlink) –किसी अन्य वर्कशीट में एक वेब साइट, प्रोग्राम, एक तस्वीर, या एक ई-मेल पते के लिए एक लिंक डालने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
9. टेक्स्ट ग्रुप (Text Group)
टेक्स्ट बॉक्स (Text Box) –इस बटन का उपयोग वर्कशीट में टेक्स्टबॉक्स डालने के लिए किया जाता है। टेक्स्ट बॉक्स का उपयोग किसी आइटम को चार्ट में या वर्कशीट के भीतर करने के लिए किया जा सकता है। टेक्स्टबॉक्स को वर्कशीट पेज के भीतर कहीं भी डाला या पोस्ट किया जा सकता है।
हैडर एंड फुटर (Header and Footer) –हैडर एंड फुटर को किसी वर्कशीट में सम्मिलित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। इस बटन पर क्लिक करने पर वर्कशीट का हेडर या फुटर एरिया प्रदर्शित होगा।
वर्ड आर्ट (Word Art) –वर्ड आर्ट ऑब्जेक्ट को वर्कशीट या चार्ट में डालने के लिए इस बटन पर क्लिक किया जाता है । वर्ड आर्ट स्टाइल्स की एक गैलरी दिखाई देगी उसमे से कोई भी स्टाइल का चयन करके वर्ड आर्ट इन्सर्ट किया जा सकता है।
सिग्नेचर लाइन (Signature Line) –वर्कशीट में सिग्नेचर लाइन डालने के लिए इस बटन का उपयोग करें। सिग्नेचर लाइन उस व्यक्ति को निर्दिष्ट करती है जिसे फ़ाइल तक पहुंचने के लिए साइन इन करना है।
ऑब्जेक्ट (Object) –एक एम्बेडेड ऑब्जेक्ट जैसे किसी अन्य प्रोग्राम से कोई डॉक्यूमेंट इन्सर्ट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा जिसमें से विकल्पों की सूची को चुना जा सकता है।
10. सिम्बल्स ग्रुप (Symbols Group)
एक्वेशन (Equation) –इस बटन का उपयोग किसी दस्तावेज़ में गणितीय समीकरण सम्मिलित करने के लिए किया जाता है। बटन क्लिक करने पर एक्वेशन टूल रिबन दिखाई देगा। इस रिबन का उपयोग समीकरण बनाने के लिए किया जाता है। सामान्य समीकरणों की एक सूची भी उपलब्ध है।
सिंबल (Symbol) –इस बटन का उपयोग किसी सिंबल को डालने के लिए किया जाता है, जैसे कि कॉपीराइट प्रतीक में, वर्कशीट में। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो विभिन्न प्रतीकों की एक गैलरी दिखाई देगी।
Page Layout tab:
इस रिबन का उपयोग किसी पेज को एक्सेल वर्कशीट में प्रदर्शित और प्रिंट करने के तरीके को बदलने के लिए किया जाता है। इस रिबन पर पेज के ओरिएंटेशन, पेज के लिए मार्जिन, पेपर साइज, और पेज लेआउट के अन्य विकल्प उपलब्ध हैं। आगे हम विस्तार से उनका अध्यन करते हैं।
1. थीम्स समूह (Themes Group)
थीम्स (Themes) –किसी वर्कबुक पर कोई थीम अप्लाई करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें जिससे थीम की एक गैलरी प्रदर्शित होगी । रंग, फ़ॉन्ट और प्रभाव सहित संपूर्ण वर्कशीट के व्यू को बदलने के लिए थीम्स का उपयोग किया जाता है।
कलर्स (Colors) –इस बटन का उपयोग वर्तमान में चयनित थीम के लिए रंग बदलने के लिए किया जाता है। बटन पर क्लिक करने पर विभिन्न रंगों की एक सूची प्रदर्शित होगी। अन्य थीम रंगों के विकल्प को प्रदर्शित करने के लिए कस्टमाइज कलर लिंक पर क्लिक करें।
फ़ॉन्ट्स (Fonts) –सेलेक्ट की गई थीम के लिए फ़ॉन्ट डिज़ाइन बदलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। बटन पर क्लिक करने पर विभिन्न फोंट की एक सूची दिखाई देगी। थीम के लिए फोंट के एक अलग सेट को प्रदर्शित करने के लिए कस्टमाइज फॉण्ट लिंक पर क्लिक करें।
इफेक्ट्स (Effects) –सिलेक्टेड थीम के लिए इफेक्ट्स को बदलने के लिए इस बटन का उपयोग करें। बटन क्लिक करने पर विभिन्न प्रभावों की एक गैलरी दिखाई देगी।
2. पेज सेटअप ग्रुप (Page Setup Group)
मार्जिन (Margins) –किसी वर्कशीट के लिए पेज मार्जिन बदलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए कस्टम मार्जिन लिंक पर क्लिक करें। यह आपको इक्षा या आवश्यकता अनुसार पेज के मार्जिन सेट करने की अनुमति देता है।
ओरिएंटेशन (Orientation) –वर्कशीट के पेज के लिए ओरिएंटेशन बदलने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। दो विकल्प होते हैं पोट्रैट और लैंड्सक्रेप।
साइज (Size) –इस बटन का उपयोग वर्कशीट को प्रिंट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले पेपर के आकार (Size) को निर्धारित करने के लिए किया जाता है। किसी विशिष्ट पेज के आकर को सेलेक्ट करने के लिए मोर पेपर साइज पर क्लिक करें जिसमे पेज के आकर के बिभिन्न ऑप्शंस दिखाई देंगे।
प्रिंट एरिया (Print Area) –किसी वर्कशीट में किसी विशिष्ट एरिया को प्रिंट करने के लिए उस एरिया की सेल्स को सेलेक्ट किया जाता है।
ब्रेक्स (Breaks) –इस बटन का उपयोग पेज के किसी विशेष भाग के बाद अगले पेज में जाने के लिए पेज ब्रेक बटन पर क्लिक करें ।
बैकग्राउंड (Background) –वर्कशीट में बैकग्राउंड पिक्चर लगाने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। बटन क्लिक करते ही इंसर्ट पिक्चर डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। यह डायलॉग बॉक्स उस तस्वीर की लोकेशन का पता लगाने के लिए उपयोग किया जाता है जिसे डाला जाना है। जब यह डाला जाता है तो चित्र को टाइल किया जाता है, जिसका अर्थ है कि पिक्चर पूरे वर्कबुक में कई बार दिखाई देगा।
प्रिंट टाइटल (Print Titles) –इस विकल्प का उपयोग किसी वर्कशीट के प्रिंट होने पर सभी कॉलम और रो की हैडिंग को प्रिंट करने के लिए किया जाता है। यदि वर्कशीट एक पेज से अधिक है, तो डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज पर कॉलम और रो की हैडिंग दिखाई देंगे।
3. स्केल टू फिट ग्रुप (Scale to Fit Group)
विड्थ (Width) –वर्कशीट पर प्रिंट की जाने वाली अधिकतम पेजों को चौड़ाई के अनुसार फिट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
हाइट (Height) –इस बटन का उपयोग वर्कशीट को प्रिंट करने के लिए लम्बाई के अनुसार फिट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
स्केल (Scale) –प्रिंट करने के लिए वर्कबुक को विशिष्ट परसेंट पर स्केल करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। यह ऑप्शन तब काम करेगा जब हाइट और विड्थ आटोमेटिक मूड में सेट हो।
4. शीट ऑप्शंस ग्रुप (Sheet Options Group)
ग्रिडलाइंस व्यू (Gridlines View) –इस आइटम के चेक बॉक्स में एक चेक मार्क यह इंडीकेट करता है कि ग्रिडलाइन्स वर्कशीट की विंडो में प्रदर्शित होती हैं।
ग्रिडलाइंस प्रिंट (Gridlines Print) –जब इस बॉक्स में एक चेक मार्क दिखाई देता है, तो वर्कशीट में प्रदर्शित ग्रिडलाइन तब प्रिंट होगी जब डॉक्यूमेंट प्रिंटर पर भेजा जाता है।
हेडिंग्स व्यू (Headings View) –वर्कशीट में हैडिंग (रो और कॉलम) को प्रदर्शित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। रो हैडिंग को वर्कशीट विंडो के बाईं ओर संख्याओं द्वारा दर्शाया गया है। कॉलम हैडिंग को विंडो के शीर्ष पर लेटर द्वारा दर्शाया गया है।
हेडिंग प्रिंट (Headings Print) –वर्कशीट प्रिंट होने पर हेडिंग प्रिंट करने के लिए, इस विकल्प के लिए बॉक्स में एक चेक मार्क पर क्लिक करें।
5. अरेंज ग्रुप (Arrange Group)
ब्रिंग फॉरवर्ड (Bring Forward) –
सेंड बैकवर्ड (Send Backword) –
सिलेक्शन पैनल (Selection Pane) –
अलाइन (Align) –
ग्रुप (Group) –
रोटेट (Rotate) –
Note :-इन सभी ग्रुप्स में उपरोक्त बटनों के अलावा एक और डायलॉग बॉक्स होता है जो प्र्त्येक ग्रुप के नीचे दाहिने कोने में एरो का निशान होता है जिस पर क्लिक करने से खुलता है जिसमे उस ग्रुप से सम्बंधित और अन्य ऑप्शंस होते हैं जिनका चुनाव करके आप अपनी वर्कबुक में लागू कर सकते हैं।
Formula Tab
इस रिबन का उपयोग एक्सेल वर्कशीट या वर्कबुक में सूत्रों (Formula) और गणिती फंक्शन के साथ काम करने के लिए किया जाता है। वर्कशीट के भीतर एक सेल या सेल रेंज पर लागू होने वाले फ़ार्मूले और फ़ंक्शंस की कई अलग-अलग श्रेणियों की एक गैलरी है।
इसके अलावा, इस रिबन पर सेल्स की श्रेणियों के लिए या किसी एकल कक्ष के लिए नामों को परिभाषित करना संभव है। रिबन पर आइटम कैसे दिखाए जाते हैं यह कंप्यूटर मॉनिटर के आकार से निर्धारित होता है। नीचे इस टैब के सभी ग्रुप का विस्तार से अध्यन करते हैं।
1. फंक्शन लाइब्रेरी ग्रुप (Function Library Group)
इन्सर्ट फंक्शन (Insert Function) –इस बटन का उपयोग वर्कशीट में एक फ़ंक्शन को सम्मिलित करने के लिए किया जाता है। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो फ़ंक्शन डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा जिसपर क्लिक करके फंक्शन को इन्सर्ट किया जा सकता है।
ऑटो सम (AutoSum) –किसी रो या कॉलम में सेल्स में दर्ज किये गए डाटा का आटोमेटिक योग या सम करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। इसके लिए पहले जिन सेल्स का सम निकलना है इन्हे सिलेक्ट किया जाता है और एक खली सेल को जहा सम को निकलने के बाद लिखना है फिर ऑटो सम पर क्लिक किया जाता है जिससे सिलेक्ट की गई सेल्स का योग निकल आता है।
रिसेंटली यूज्ड (Recently Used) –वर्कशीट में हाल ही में उपयोग किए गए कार्यों की सूची प्रदर्शित करने के लिए इस बटन पर क्लिक किया जाता है इसके साथ साथ यह भी प्रदर्शित होता है की हाल ही में कोनसा फंक्शन यूज़ किया गया है।
फाइनेंसियल (Financial) –यह बटन फाइनेंसियल कार्यों की एक सूची प्रदर्शित करता है जैसे की पेमेंट फंक्शन। सूची में से कोई एक फंक्शन पर क्लिक करके सिलेक्ट किया जा सकता है।
लॉजिकल (Logical) –तार्किक कार्यों की सूची जैसे कि, इफ, एंड, और, आदि का चयन करने के लिए इन पर क्लिक करें।
टेक्स्ट (Text) –इस बटन पर क्लिक करें उन कार्यों की सूची प्रदर्शित की जाती है जो टेक्स्ट पर लगु होती है और टेक्स्ट के साथ काम करती है।
डेट एंड टाइम (Date and Time ) –इस बटन का उपयोग दिनांक और समय के कार्यों जैसे कि नाउ, डे, डेट, ईयर और टुडे आदि के साथ काम करने के लिए किया जाता है।
लुकअप एंड रिफरेन्स (Lookup and Reference) –उन फंक्शन की लिस्ट प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है जिनका उपयोग विशिष्ट मानदंडों को पूरा करने के लिए किया जाता है , इस बटन पर क्लिक करने से जो फंक्शन खुलते हैं उनमे से कुछ – लुकअप (Lookup) HLookup , VLookup
मैथ एंड ट्रिग (Math and Trig) –इस बटन को क्लिक करने पर कई अन्य गणितीय और त्रिकोणमिति कार्यों के साथ सम और राउंड जैसे फंक्शन खुलते हैं जिन्हे वर्कशीट में अप्लाई किया जा सकता है।
मोर फंक्शन्स (More Functions) –सांख्यिकीय (statistical), सूचना (information), घन (cube) और इंजीनियरिंग फंक्शन्स (engineering functions) की सूची देखने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
2. डिफाइंड नेम्स ग्रुप (Defined Names Group)
नेम मैनेजर (Name Manager) –नामों का उपयोग सेल रेफ़्रेन्स के स्थान पर फार्मूला और फंक्शन में किया जा सकता है। इस बटन का उपयोग उन सभी नामों को सूचीबद्ध करने के लिए किया जाता है जिनका उपयोग वर्कबुक में किया गया है।
डिफाइन नेम (Define Name) –सेल या सेल रेंज के लिए नाम बनाने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। न्यू नेम डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा । इस बॉक्स का उपयोग सेल की रेंज का नाम बनाने के साथ साथ सेल की रेंज को भी स्पेसिफाई करता है।
यूज़ इन फार्मूला (Use in Formula) –इस बटन का उपयोग वर्तमान वर्कबुक में से किसी फ़ंक्शन या सूत्र में नाम डालने के लिए किया जाता है।
क्रिएट फ्रॉम सिलेक्शन (Create from Selection) –सिलेक्ट की गई सेल की रेंज में आटोमेटिक नाम की रेंज बनाने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। जब इस विकल्प का उपयोग किया जाता है, तो कॉलम हेडर या रो हेडर को सिलेक्ट होना चाहिए।
3. फॉर्मूला ऑडिटिंग ग्रुप (Formula Auditing Group)
ट्रेस प्रीसेडेंट्स (Trace Precedents) –इस बटन का उपयोग यह इंगित करने के लिए किया जाता है कि वर्तमान में चयनित सेल में कौन से सेल वैल्यू को प्रभावित करते हैं।
ट्रेस डिपेंडेंट (Trace Dependents) –वह एरो दिखाने के लिए जो यह दर्शाता है कि वर्तमान में चयनित सेल में कौन से सेल प्रभावित हैं, इस बटन पर क्लिक करें।
रिमूव एरो (Remove Arrows) –ट्रेस प्रिवेंडेट्स एंड ट्रेस डिपेंडेंट ऑपरेशंस द्वारा उत्पन्न एरो को हटाने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
शो फ़ॉर्मूलास (Show Formulas) –वर्कशीट में सूत्र प्रदर्शित करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। सूत्र मानों के बजाय कक्षों में प्रदर्शित किए जाएंगे।
यह एक टॉगल बटन है जो पहली बार क्लिक करने पर सूत्र प्रदर्शित करता है। जब बटन दूसरी बार क्लिक किया जाता है, तो सूत्र प्रदर्शित नहीं होंगे या गायब हो जायेंगे ।
एरर चेकिंग (Error Checking) –सामान्य त्रुटियों की जाँच करने के लिए इस बटन का उपयोग करें जो सूत्र या फ़ंक्शंस में एरर दिखाई दे सकते हैं।
इवेलुएट फार्मूला (Evaluate Formula) –इवेलुएट फार्मूला डायलॉग बॉक्स लॉन्च करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। इस बॉक्स का उपयोग फार्मूला को स्टेप बाय स्टेप डीबग करने के लिए किया जाता है।
वॉच विंडो (Watch Window) –इस विंडो का उपयोग किसी वर्कशीट के भीतर चयनित सेल में मानों की निगरानी के लिए किया जाता है। मान एक अलग विंडो में प्रदर्शित किए जाते हैं जो कि वर्कशीट के भीतर जहां कहीं भी सम्मिलन बिंदु दिखाई देता है वहां रहता है।
4. कैलकुलेशन ग्रुप (Calculation Group)
कैलकुलेशन ऑप्शंस (Calculation Options) –यह निर्दिष्ट करने के लिए कि कैसे फ़ार्मुलों की गणना की जानी है, इस बटन पर क्लिक करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ार्मुलों की गणना एक नए मान के रूप में जैसे ही चयनित सेल में संदर्भित की जाती है । डेटा टेबल्स और मैनुअल को छोड़कर अन्य दो विकल्प आटोमेटिक हैं।
कैलकुलेट नाउ (Calculate Now) –वर्कबुक की गणना करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। यह केवल तभी अप्लाई किया जाता है जब मैन्युअल विकल्प को गणना विकल्पों में से चुना गया हो।
कैलकुलेट शीट (Calculate Sheet) –किसी वर्कबुक में फार्मूला या फंक्शन की गणना करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। यह केवल तभी आवश्यक है जब मैन्युअल विकल्प को गणना विकल्पों में से चुना गया हो।
Data Tab:
एक्सेल में डेटाबेस के साथ काम करते समय इस टैब का उपयोग किया जाता है। बाहरी स्रोतों से डेटा प्राप्त करने के लिए इस टैब में विकल्प हैं, जैसे – वेब, एक एक्सेस डेटाबेस, एक टेक्स्ट डॉक्यूमेंट, साथ ही अन्य डेटा स्रोत। इसके अलावा, डेटा शॉर्टिंग , डेटा फ़िल्टर करने और कुछ विशिष्ट क्राइटेरिया पूरा करने वाली सेल्स पर सबटोटल अप्लाई करने के लिए।
1. गेट एक्सटर्नल डाटा ग्रुप (Get External Data Group)
क्रिएट ग्रुप के भीतर, व्यक्तिगत एन्वॉलप बनाना या लेबल की एकल (Single )शीट बनाना संभव है।
फ्रॉम एक्सेस (From Access) – इस विकल्प का उपयोग एक्सेस डेटाबेस से डेटा इम्पोर्ट करने के लिए किया जाता है। एक्सेस डेटाबेस से डेटा आयात करते समय, यह चुनना संभव है कि डेटा मौजूदा वर्कशीट में संग्रहीत किया जाएगा या एक नई वर्कशीट बनाने के लिए।
फ्रॉम वेब (From Web) – वेब से इस किसी इंटरनेट साइट से डेटा इम्पोर्ट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। डेटा क्वेरी डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जहाँ यह निर्धारित किया जा सकता है की किस टेबल को इम्पोर्ट करना है।
फ्रॉम टेक्स्ट (From Text) – टेक्स्ट (.txt) प्रारूप में सेव की गई फ़ाइल से डेटा इम्पोर्ट करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। इम्पोर्ट टेक्स्ट फ़ाइल डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। इस बॉक्स से, इम्पोर्ट की जाने वाली टेक्स्ट फ़ाइल का चयन करना संभव है।
फ्रॉम अदर सोर्सेस (From Other Sources) – इस बटन का उपयोग अन्य डेटाबेस स्रोतों जैसे SQL सर्वर, एनालिसिस सर्वर, XML डेटा इम्पोर्ट, डेटा कनेक्शन और Microsoft क्वेरी से डेटा इम्पोर्ट करने के लिए किया जा सकता है।
एक्सिस्टिंग कनेक्शंस (Existing Connections) – स्रोतों की एक सामान्य सूची से चयन करके किसी बाहरी डेटा स्रोत से कनेक्ट करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। विभिन्न डेटाबेस स्रोतों की एक सूची दिखाई देगी जिसमें से एक चयन किया जा सकता है।
2. कनेक्शन समूह (Connections Group)
रिफ्रेश ऑल (Refresh All ) – इस बटन का उपयोग बाहरी डेटा स्रोत से आने वाली वर्कबुक की सभी जानकारी को रिफ्रेश करने के लिए किया जाता है।
कनेक्शन (Connection) – वर्कबुक के सभी कनेक्शन देखने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। डेटा कनेक्शन वर्कबुक के बाहर स्रोतों से लिंक होते हैं जिन्हें स्रोत डेटा में परिवर्तन होने पर अपडेट किया जा सकता है।
प्रॉपर्टीज (Properties) – यह स्पेसिफाई करने के लिए कि किसी डेटा सोर्ससे जुड़ी सेल्स कैसे अपडेट होंगी, स्रोत से क्या कंटेंट डिस्प्ले किया जायेगा, और वर्कबुक में डेटा स्रोत में रो की संख्या में परिवर्तन को कैसे हैंडल किया जायेगा।
एडिट लिंक्स (Edit Links) – वर्कबुक से जुड़े सभी लिंक देखने के लिए इस टैब का उपयोग करें ताकि उन्हें अपडेट करना या हटाया जा सके।
3. सॉर्ट और फ़िल्टर समूह (Sort and Filter Group)
सॉर्ट A टू Z (Sort A to Z) – डेटाबेस में डेटा को सबसे कम वैल्यू से उच्चतम वैल्यू तक सॉर्ट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
सॉर्ट Z टू A (Sort Z to A) – इस बटन का उपयोग डेटाबेस में डेटा को उच्चतम से निम्नतम वैल्यू तक सॉर्ट करने के लिए किया जाता है।
सॉर्ट (Sort) – सॉर्ट डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। वर्कशीट के डेटाबेस को शार्ट करने के लिए कई लेवल होते हैं जिन्हे स्पेसिफाई करके शार्ट किया जा सकता है।
फ़िल्टर (Filter) – फ़िल्टरिंग विकल्प को इनेबल करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। फ़िल्टर चालू होने के बाद, फ़िल्टरिंग विकल्पों को लागू करने के लिए हेडिंग्स के बगल में स्थित तीर पर क्लिक करें। डेटा फ़िल्टर करने के लिए कई विकल्प दिए गए हैं।
क्लियर (Clear) – डेटाबेस में अप्लाई किये गए फ़िल्टर और शार्ट फॉर्मेटिंग को हटाने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
रीअप्लाई (Reapply) – डेटाबेस में फ़िल्टर और सॉर्ट विकल्प फिर से खोलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। इस बटन को क्लिक करने तक नए या मॉडिफाई किये गए डेटा को फ़िल्टर या सॉर्ट नहीं किया जाएगा।
एडवांस्ड (Advanced) – इस बटन का उपयोग सीमित मानदंड को निर्दिष्ट करने के लिए किया जाता है जो क्वेरी के परिणामों में शामिल हैं।
4. डाटा टूल्स ग्रुप (Data Tools Group)
टेक्स्ट टू कॉलम (Text to Columns) – डेटाबेस में एक सेल की कंटेंट को दो अलग कॉलम में सेपरेट करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, जब किसी सेल में अंतिम नाम और पहला नाम होता है, तो इस विकल्प का उपयोग डेटा को पहले नाम फ़ील्ड और अंतिम नाम फ़ील्ड में अलग करने के लिए किया जाता है।
फ्लैश फिल (Flash Fill) – वैल्यूज आटोमेटिक तरीके से सेल में भरने के लिए, इस विकल्प का चयन करें। इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, जो आउटपुट भरना है उनके कुछ उदहारण एंटर करें, सक्रिय सेल को उस कॉलम में रखें जिसे भरना है और इस बटन पर क्लिक करें।
रिमूव डुप्लिकेट्स (Remove Duplicates) – इस बटन का उपयोग किसी वर्कशीट से डुप्लिकेट पंक्तियों को हटाने के लिए किया जाता है। यह स्पेसिफाई करना संभव है कि डुप्लिकेट इनफार्मेशन के लिए कौन से कॉलम की जाँच की जानी चाहिए।
डाटा वेलिडेशन (Data Validation) – इनवैलिड इनफार्मेशन को सेल में एंटर करने से रोकने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू से इनपुट को फ़ोर्स करना भी संभव है। ड्रॉप-डाउन मेनू में यह विकल्प कार्य करने से पहले डेटा को स्पेसिफाई होना चाहिए
कंसोलिडेट (Consolidate) – कंसोलिडेट डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए इस बटन का उपयोग करें। इस डायलॉग बॉक्स का उपयोग कई रेंज के मानों को एक नई रेंज में संयोजित करने के लिए किया जाता है।
रिलेशनशिप्स (Relationships) – एक ही रिपोर्ट पर विभिन्न तालिकाओं से संबंधित डेटा दिखाने के लिए तालिकाओं के बीच संबंध बनाने और एडिट करने के लिए इस बटन का उपयोग करें।
मैनेज डाटा मॉडल (Manage Data Model) – यह विकल्प डेटा तैयार करने या वर्कबुक में पहले से डेटा पर काम जारी रखने के लिए उपयोग किया जाता है।
5. फोरकास्ट ग्रुप (Forecast group)
व्हाट -इफ -एनालिसिस (What-If-Analysis) – इस बटन का उपयोग वर्कशीट में मूल्यों के लिए अलग-अलग परिदृश्यों की कोशिश करने के लिए किया जाता है। परिदृश्य (Scenario) प्रबंधक का उपयोग मूल्यों, या परिदृश्यों के विभिन्न समूहों को बनाने और बचाने के लिए किया जाता है, और उनके बीच आगे और पीछे स्विच करें।
फोरकास्ट शीट (Forecast Sheet) – डेटा को प्रिडिक्ट करने के लिए या एक नई वर्कशीट बनाने के लिए इस सुविधा का उपयोग करें। इस सुविधा का उपयोग बिभिन्न पूर्वानुमान ऑप्शन देखने के लिए भी किया जाता है।
6. आउटलाइन ग्रुप (Outline Group)
ग्रुप (Group) – कोशिकाओं की एक श्रृंखला को एक साथ जोड़ने के लिए ताकि वे कोलेप्स या एक्सपेंड हो सकें, इस बटन पर क्लिक करें।
अनग्रुप (Ungroup) – पहले ग्रुप की गई सेल्स की श्रृंखला को अनग्रुप करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
सबटोटल (Subtotal) – इस बटन का उपयोग उन मानों के समूह का सबोटल करने के लिए किया जाता है जो विशिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं। सबटोटल और टोटल ऑटोमेटिकली विशिष्ट रेंज में डाले जाते हैं।
शो डिटेल (Show Detail) – सेल्स के टूटे हुए समूह का विस्तार करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। प्रत्येक समूह के बाईं ओर प्लस (+) चिह्न पर क्लिक करके कोशिकाओं के समूह का विस्तार भी किया जा सकता है।
हाईड डिटेल (Hide Detail) – कोशिकाओं के एक समूह को संक्षिप्त (Collapse) करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। प्रत्येक समूह के बाईं ओर माइनस (-) चिह्न पर क्लिक करके कोशिकाओं का एक समूह कोलेप्स किया जा सकता है।
Review tab:
इस टैब के प्रमुख उपयोग कमेंट लिखना और उन्हें एडिट करना या कमेंट कि अन्य फॉर्मेटिंग और साथ ही साथ स्पेलिंग चेकिंग, वर्कशीट को अन्य लोगो के साथ शेयर करना जिससे एक साथ कई लोग इस पर काम कर सकें और अपनी शीट को पासवर्ड के साथ प्रोटेक्ट करना भी इस टैब के द्वारा संभव है।
किसी वर्कशीट में सेल्स के अंदर कमेंट इन्सर्ट करने के लिए इस टैब का उपयोग होता है । इस टैब का उपयोग करके दस्तावेज़ की सुरक्षा करना संभव है, साथ ही स्पेलिंग चेक करना, और परिवर्तनों को ट्रैक करना भी संभव है। आगे इसके ग्रुप और बटन्स के बारे में विस्तार से अध्यन करते हैं।
1. प्रूफिंग ग्रुप (Proofing Group)
स्पेलिंग (Spelling) – किसी वर्क बुक या वर्कशीट में स्पेलिंग चेक करने के लिए इस बटन का उपयोग किया जाता है। जिससे आपकी वर्कबुक में आटोमेटिक स्पेलिंग चेक हो जाती हैं और जहाँ गलत होती हैं उन्हें लाल रंग से मार्क कर दिया जाता है और साथ ही स्पेलिंग को सही करने के लिए भी ऑप्शन दिए जाते हैं।
थिसॉरस (Thesaurus) – इस बटन का उपयोग उन शब्दों की खोज करने के लिए जो सेलेक्ट किये गए शव्दों के समान है। थिसॉरस टास्क पेन विकल्प के रूप में थिसॉरस लिस्ट के साथ प्रदर्शित होगा।
2. इनसाइट्स ग्रुप (Insights Group)
स्मार्ट लुकअप (Smart Lookup) – विभिन्न ऑनलाइन स्रोतों से परिभाषा, चित्र और अन्य परिणाम देखकर सेलेक्ट किये गए टेक्स्ट के बारे में अधिक जानने के लिए इस बटन का उपयोग करें।
3. लैंग्वेज ग्रुप (Language Group)
Translate (ट्रांसलेट) – इस विकल्प का उपयोग किसी वर्कबुक के भीतर चयनित टेक्स्ट को किसी अन्य भाषा में अनुवाद करने के लिए किया जाता है। जब यह आइटम चुना जाता है, तो रिसर्च टास्क पैनल प्रदर्शित होगा। उस भाषा का चयन करें जिसमें टेक्स्ट को ट्रांसलेट किया जाना है।
4. कमैंट्स ग्रुप (Comments Group)
न्यू कमेंट (New Comment) – वर्कबुक में किसी सेल में कोई नया कमेंट जोड़ने के लिए इस बटन पर क्लिक किया जाता है । जब वर्कशीट में एक सेल में एक कमेंट जोड़ा जाता है, तो सेल में एक लाल त्रिकोण दिखाई देगा जो दर्शाता है कि एक टिप्पणी जोड़ी गई है।
एक बार एक टिप्पणी जोड़ दी गई है, टिप्पणी पर क्लिक करने से उसे एडिट करने का ऑप्शन एडिट कमेंट आता है जिसकी सहायता से उस कमेंट को एडिट भी किया जा सकता है या बदला जा सकता है।
डिलीट (Delete) – वर्कशीट में सेलेक्ट किये गए कमेंट को हटाने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जिस कमेंट को भी वर्कबुक में से हटाना है उसकी सम्बंधित सेल को सेलेक्ट करें और डिलीट कमेंट पर क्लिक करे।
प्रीवियस (Previous) – इस बटन का उपयोग वर्कशीट में वर्तमान में सेलेक्ट किये गए कमेंट से पिछले कमेंट में जाने के लिए क्लिक करें। जितनी बार इस बटन पर क्लिक किया जाता है उतनी बार पिछले कमेंट पर चले जाते हैं।
नेक्स्ट (Next) – वर्कशीट में वर्तमान में सेलेक्ट किये गए कमेंट से अगली कमेंट पर जाने के लिए इस बटन पर क्लिक किया जाता है जितनी बार इस बटन पर क्लिक किया जाता है उतनी बार अगले कमेंट पर चले जाते हैं।
शो / हाईड कमेंट (Show/Hide Comment) – किसी वर्कबुक कि सेल में किसी कमेंट को दिखाने या छुपाने के लिए इस बटन पर क्लिक किया जाता है किसी कमेंट पर यह ऑप्शन अप्लाई करने के लिए पहले उस सेल को सेलेक्ट करना होगा जिस सेल में कमेंट डाला गया है।
शो आल कमैंट्स (Show All Comments) – इस बटन का उपयोग किसी वर्कशीट में सभी कमेंट को दिखाने के लिए किया जाता है। यह एक टॉगल बटन है। जब पहली बार बटन पर क्लिक किया जाता है, तो सभी कमैंट्स दीखते हैं । जब इसे दूसरी बार क्लिक किया जाता है, तो सभी कमैंट्स हाईड कर दिए जाते हैं।
शो इंक (Show Ink ) – वर्कबुक पर किसी भी इंक कमेंट को दिखाने या छिपाने के लिए इस बटन पर क्लिक करें।
5. चेंजस ग्रुप (Changes Group)
प्रोटेक्ट शीट (Protect Sheet) – किसी वर्कबुक में डेटा में परिवर्तन को रोकने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। प्रोटेक्ट शीट डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित करेगा जहाँ शीट की सुरक्षा के लिए क्राइटेरिया निर्धारित किए जा सकते हैं।
प्रोटेक्ट वर्कबुक (Protect Workbook) – इस बटन का उपयोग वर्कबुक में नई शीटों को जोड़े जाने से या वर्कबुक में डाटा परिवर्तन को रोकने के लिए किया जाता है। इस सुविधा के साथ, विशिष्ट लोगों के लिए वर्कबुक एसेस करने से रोकने के लिए भी यूज़ किया जा सकता है।
शेयर वर्कबुक (Share Workbook) – किसी वर्कबुक को कई लोगो के साथ शेयर करने के इस बटन का उपयोग किया जाता है जिससे एकसाथ कई लोग इस पर कार्य कर सकें । जब इस सुविधा का उपयोग किया जाता है, तो वर्कबुक को एक सामान्य नेटवर्क फ़ोल्डर में सेव करने की आवश्यकता होती है। यदि वर्कबुक में टेबल डाली गई है तो इसे शेयर नहीं किया जा सकता है।
प्रोटेक्ट एंड शेयर वर्कबुक (Protect and Share Workbook) – किसी वर्कबुक को प्रोटेक्शन के साथ शेयर करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें। इस ऑप्शन के द्वारा वर्कबुक शेयर तो हो जाती है लेकिन उसमे सुरक्षा के लिए पासवर्ड लगा होता है जो दुसरे व्यक्तिओं को यूज़ यूज़ करने से रोकता है।
ऐलाउ यूजर टू एडिट रेंजेस (Allow Users to Edit Ranges) – इस बटन का उपयोग उन सेल्स को स्पेसिफाई करने के लिए किया जाता है जिन्हें विशिष्ट लोगों द्वारा एडिट किया जा सकता है। इस सुविधा के कार्य करने के लिए, कंप्यूटर को माइक्रोसॉफ्ट विंडोज डोमेन में ज्वाइन होना चाहिए ।
ट्रैक चेंजेस (Track Changes) – किसी वर्कबुक में किए गए सभी परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जब यह सुविधा सक्रिय हो जाती है, तो परिवर्तनों को डेटा के सम्मिलन, डेटा को हटाने और फॉर्मेटिंग परिवर्तनों को ट्रैक करना संभव है।
View tab:
यह टैब एक्सेल वर्कबुक में शीट देखने के लिए अलग-अलग विकल्प प्रदान करता है। यह कस्टम व्यू बनाने के लिए, एक्सेल में अलग-अलग विंडो देखने, इसे देखने के दौरान वर्कशीट के आकार को बढ़ाने या घटाने के लिए विकल्प प्रदान करता है, और एक्सेल विंडो में कौन से एलिमेंट प्रदर्शित होने चाहिए यह निर्धारित करता है।
1. वर्कबुक व्यूज ग्रुप (Workbook Views Group)
नार्मल (Normal ) – यह एक्सेल कार्यपुस्तिका बनाने या खोलने पर डिफ़ॉल्ट व्यू होता है। यह व्यू किसी भी हेडर और फुटर को प्रदर्शित नहीं करता है। यह भी नहीं दिखाता है कि कोई वर्कशीट पेज कब शुरू या खत्म होता है।
पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) – किसी वर्कबुक को पेज ब्रेक व्यू में देखने के लिए इस बटन पर क्लिक करें जिससे पेज एक डॉटेड लाइन के द्वारा अलग हो जाते हैं।
पेज लेआउट (Page Layout) – इस बटन का उपयोग वर्कशीट को प्रिंट लेआउट के हिसाब से देखने में किया जाता है कि पेज प्रिंट होने पर कैसा दिखाई देगा और साथ ही साथ पेज के हैडर और फुटर कैसे दिखाई देंगे।
कस्टम व्यूज (Custom Views) – वर्कशीट को प्रिंट करने या डिस्प्ले करने के लिए व्यू को अपने हिसाब से एडजेस्ट किया जा सकता है उसके लिए कस्टम व्यू बटन पर क्लिक करें।
2. शो / हाईड ग्रुप (Show / Hide Group)
रूलर (Ruler) – पेज लेआउट व्यू में वर्कशीट के टॉप पर रूलर दिखाने के लिए दिए गए चेक बॉक्स पर क्लिक करें। यह पेज लेआउट के अलावा किसी अन्य व्यू में उपलब्ध नहीं है।
ग्रिडलाइन्स (Gridlines) – एक्सेल विंडो में ग्रिडलाइन्स डिस्प्ले करने के लिए, इस विकल्प के लिए चेक बॉक्स में एक चेक मार्क होता है उसपर क्लिक करके सेलेक्ट करें जिससे वर्कबुक में ग्रिडलाइन्स आ जाती हैं।
फॉर्मूला बार (Formula Bar) – एक्सेल वर्कबुक विंडो में फॉर्मूला बार प्रदर्शित करने के लिए इस विकल्प के लिए चेक बॉक्स में एक चेक मार्क पर क्लिक करें । फॉर्मूला बार वह क्षेत्र होता है, जहां फ़ॉर्मूलास, फंक्शन, लेबल्स और सो फोर्थ प्रदर्शित किए जाते हैं, जब उन्हें वर्कशीट में एक सेल में प्रवेश किया जा रहा है।
हेडिंग्स (Headings) – कार्यपुस्तिका विंडो में रो और कॉलम हैडिंग को प्रदर्शित करने के लिए, इस विकल्प के लिए चेक बॉक्स में चेक मार्क पर क्लिक करें । रो की हैडिंग को विंडो के बाईं ओर नीचे नंबर द्वारा इंडीकेट किया जाता है। कॉलम की हैडिंग को विंडो के शीर्ष पर अक्षरों द्वारा इंडीकेट किए जाते हैं।
3. ज़ूम ग्रुप (Zoom Group)
ज़ूम (Zoom) – किसी वर्कबुक में उस शीट को ज़ूम किस स्तर तक करना है यह निर्धारित करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें जिससे एक ज़ूम डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहाँ आप अपनी आवश्यकता के अनुसार शीट को ज़ूम कर सकरे हैं। वर्कशीट विंडो के निचले दाएं कोने में स्थिति पट्टी पर ज़ूम नियंत्रण दिखाई देते हैं। इनका उपयोग वर्कशीट को अंदर और बाहर ज़ूम करने के लिए भी किया जा सकता है।
100% – वर्कशीट को 100% वर्कशीट सामान्य आकार में ज़ूम करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें।
ज़ूम टू सिलेक्शन (Zoom to Selection) – जब इस बटन पर क्लिक किया जाता है, तो वर्तमान में चयनित सेल की श्रेणी पूरी वर्कबुक विंडो को फिल कर देती है।
4. विंडोज ग्रुप (Windows Group)
न्यू विंडो (New Window) – वर्कबुक के भीतर एक नई विंडो खोलने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। इस विकल्प के साथ एक बार में एक से अधिक विंडो खुली रह सकती हैं।
ऑल अरेंज (Arrange All) – किसी वर्कबुक में खुली सभी एक्सेल विंडो को एक साथ अरेंज करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें एक डायलॉग बोल खुलेगा। जिसमें निम्न ऑप्शन होते हैं टाइल्ड, हॉरिजॉन्टल, वर्टीकल, और कास्केड आप यह भी सेलेक्ट कर सकते हैं की सभी विंडो को या खुली हुई वर्कबुक को कहा अरेंज करना है।
फ्रीज पैनस (Freeze Panes) – इस बटन का प्रयोग एक्सेल विंडो के एक हिस्से को वर्कशीट के बाकी हिस्सों से स्क्रॉल करते हुए दिखाई देने के लिए किया जाता है। यह सुविधा तब अधिक उपयोगी होती है जब हमे हैडिंग को डाटा नीचे स्क्रोल करते समय ऊपर ही देखना है। जिससे हैडिंग को देखना आसान हो जाता है।
स्प्लिट (Split) – जब यह बटन क्लिक किया जाता है, तो एक्सेल विंडो वर्कबुक व्यू के आधार पर कई पैनल में बिभाजित हो जाती है। वर्कशीट के विभिन्न सेक्शन के साथ काम करते समय उपयोग करने के लिए यह एक अच्छी सुविधा है।
हाईड (Hide) – वर्तमान विंडो (जहां सम्मिलन बिंदु स्थित है) को छिपाने के लिए ताकि इसे देखा न जा सके, इस बटन पर क्लिक करें।
अनहाइड (Unhide) – हिडन विंडो को अनहाइड करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जिससे विंडो दिखने लगती है।
व्यू साइड बाय साइड (View Side by Side) – इस सुविधा का उपयोग दो वर्कशीट को एक साथ देखने के लिए किया जाता है ताकि वर्कशीट की सामग्री की तुलना की जा सके और दोनों में एक साथ काम किया जा सके।
सिंक्रोनस स्क्रॉलिंग (Synchronous Scrolling) – दो वर्कबुक की स्क्रॉलिंग को सिंक्रनाइज़ करने के लिए इस बटन पर क्लिक करें ताकि वे एक साथ स्क्रॉल करें। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, साइड-बाय-साइड को चालू करना होगा।
रिसेट विंडो पोजीशन (Reset Window Position) – वर्कबुक्स की विंडो स्थिति को साइड-बाय-साइड तुलना करने के लिए रीसेट करने ताकि वे एक स्क्रीन पर सामान रूप से दिखें , इस बटन पर क्लिक करें। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, साइड-बाय-साइड को चालू करना होगा।
स्विच विंडोज (Switch Windows) – खुली विंडो के बीच आगे-पीछे स्विच करने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। जब बटन पर क्लिक किया जाता है, तो वर्तमान में खुली हुई विंडो की एक सूची प्रदर्शित होगी जिस विंडो में काम करना है उसको सेलेक्ट करें।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम में किसी वर्कबुक को देखने के , चार अलग-अलग तरीके हैं जो एक डॉक्यूमेंट को प्रदर्शित कर सकते हैं –
सामान्य (Normal) –इस विकल्प का उपयोग वर्कबुक को सामान्य दृश्य में देखने के लिए किया जाता है। इस दृष्टि से वर्कशीट या वर्कबुक देखने पर हेडर और फूटर प्रदर्शित नहीं होते हैं।
पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) –वर्कबुक में पेज कहाँ ब्रेक होंगे इसका प्रीव्यू देखने के लिए, इस बटन पर क्लिक करें। पेज ब्रेक को ब्रोकन लाइन्स के द्वारा दर्शया जाता है।
पेज लेआउट (Page Layout) – यह व्यू दिखाता है की पेज प्रिंट होने के बाद कैसा दिखेगा।
कस्टम व्यूज (Custom Views ) – इस व्यू का उपयोग व्यू और प्रिंट ऑप्शन को एक बार सेट करके सेव कर लिया जाता है और फिर लिस्ट में से एक क्लिक पर इसे सेट कर दिया जाता है।
MS Power Point के बारे मे जानिए- सम्पूर्ण जानकारी बिल्कुल फ्री हिन्दी में